Media Relations , Theory and Fact By MR. Tarsih Eka Putra

Dalam sebuah workshop “Integrated PR Strategy with others Department for Maximum Result”, yang diprakarsai oleh XP Training dan digelar selama tiga hari di Bali pada tanggal 5 – 7 Desember 2007 yang diikuti oleh corporate secretary, external department serta departemen lain diluar PR dari beberapa oil company, penulis berkesempatan menyampaikan materi bertajuk Media Relations antara teori dan fakta. Kenapa tajuk ini saya anggap penting untuk dipahami oleh peserta workhop? Ada beberapa hal yang sering saya temukan dalam praktik dilapangan disaat menjalankan fungsi media relations sebagai bagian dari Public Relations, seperti seorang media relations dalam teori sebagai seorang executor atau sub bagian dari departemen PR yang menjalankan strategi dan perencanaan program yang dibuat oleh PR Department dalam sebuah organisasi.

Seiring dengan perkembangan yang ada dan tingginya kebutuhan oranisasi akan tenaga yang menguasai secara baik seluk beluk media dengan network dan kedekatannya, kini tumbuh dan berkembang pula jasa yang mengkhususkan pada bidang media relations ini. Dua hal ini menjadi pertimbangan utama dalam penyuguhan materi media relations antara teori dan fakta dilapangan selain juga adanya permintaan tentang bagaimana menggunakan media massa untuk keuntungan perusahaan (meminimalisasi/misunderstanding/miscommunication) atau juga buat keuntungan diri anda sendiri. Tentu sudah sangat dimengerti bahwa secara teori, media relations memiliki fungsi atau peran pertama berkenaan dengan komunikasi, kedua berkenaan dengan pemberian informasi atau memberi tanggapan pada pemberitaan media atas nama organisasi atau klien. Kenapa demikian? Hal ini lebih dikarenakan dewasa ini media massa sudah menjadi bagian dari banyak orang. Nyaris tak ada kegiatan yang tak melibatkan media massa dalam kehidupan kita. Oleh karenanya, organisasi mau tidak mau membutuhkan sebuah hubungan baik dengan media yang oleh praktisi PR menjadi salah satu roh penting dalam aktivitas Public Relations.

Frank Wylie (mantan ketua Masyarakat Public Relations Amerika (PRSA/Public Relations Society of America) — dalam Interpreter, mei 1997 mengemukakan sebuah penemuan yang menarik terkait dengan aktivitas atau kerja seorang Public Relation Officer. Dalam uraiannya ini Frank memilahnya menjadi antara Senior Public Relations Officer dan Junior Public Relations Officer tentang bagaimana masing-masing menjalankan fungsinya. Menurutnya, Public Relation Officer (Senior) 10% waktunya dihabiskan untuk hal-hal teknis, kemudian 40% nya untuk urusan administratif, dan sisanya 50% untuk menganalisa dan menilai. Kemudian bagi junior public relations officer, 50% waktunya dihabiskan untuk hal-hal teknis, kemudian 5% nya untuk urusan penilaian, dan 45% sisanya untuk menjalankan apa saja.

Hal teknis di atas terkait dengan ketrampilan kita dalam menulis siaran pers, membuat laporan liputan media atau mendokumentasikan kegiatan sedangkan analisis adalah kegiatan yang membutuhkan intligensia tentang bagaimana menghadapi / menanggapi opini publik, membaca kecenderungan, atau merumuskan permasalahan berdasarkan berbagai data yang dimilikinya.

Pemaparan di atas memang tidak secara spesifik berkaitan dengan fungsi dan tugas seorang media relations officer, melainkan penekanan pada kompetensi seorang PR yang selain harus memiliki kemampuan teknis juga harus menguasai dan mampu membuat sebuah analisa akan perkembangan opini publik atau perusahaan/ organisasi. Kembali lagi kepada definisi media relations, secara teori seperti dalam glosarium, media relations adalah berhubungan dengan para wartawan dalam upaya untuk membina hubungan yang baik dengan media siaran, cetak, dan online. Dari sini Media Relations Officer bisa juga disebut sebagai perpanjangan tangan PR dalam membina hubungan baik dengan media massa. Melihat tugas media relations tersebut jelas bahwasannya peran seorang media relations dalam menyukseskan program dan perencanaan strategi PR menjadi sangat krusial dan penting walaupun tetap saja bisa disebut sebagai seorang executor dari program-program PR.

Menjawab pertanyaan peserta tentang bagaimana praktik dan fakta yang ada dilapangan serta banyaknya organisasi yang tetap memilih/menujuk seorang media relations dari luar organisasi, ini tentu tidak bisa disama ratakan. Pertama mungkin saja dalam departemen PR (humas) organisasi tersebut belum memiliki staff media relations yang memang dekat dan memiliki hubungan baik dengan media atau lebih pada soal efektivitas dan simplisitas. Tak ada yang salah dengan dua pertimbangan ini. Karena urusan menjaga, menjalin dan membina hubungan baik denganmedia memang bukan sesuatu hal yang mudah. Secara sederhana bisa diilustrasikan bahwasanya menjalin hubungan baik dengan media ini seperti halnya kita menjalin hubungan dengan pasangan. Sangat kompleks dan banyak hal yang musti diperhatikan. Dengan demikian tak ada salahnya organisasi mempercayakan hal ini kepada orang yang memang memiliki selain network ke media juga kedekatan hubungan dengan masing-masing media termasuk memahami secara baik seluk-beluk media massa. Terlebih dewasa ini telah banyak jasa media relations uang ada, baik itu secara personal maupun ada terorganisir.

Faktor lainnya adalah biaya. Kebanyakan jasa media relations yang ditawarkan selain sangat terjangkau, hasil yang diberikan pun juga cukup professional dan memuaskan. Hal tersebut mungkin dianggap lebih paktis bagi beberapa organisasi, namun demikian bagi sebagian organisasi lainnya lebih memilih menggunakan jasa PR secara menyeluruh dengan mengundang atau menunjuk perusahaan yang bergerak di bidang PR Consultant atau tak sedikit organisasi yang memilih memberdayakan peran dan fungsi PR di dalam organisasinya dengan mengikutsertakan staff PR, corporate secretary atau external communications atau departemen lain ke berbagai pelatihan baik secara general membahas tentang PR atau secara khusus tentang media relations yang di dalamnya terdapat banyak hal mulai dari pemetaan media (mediascape), pemahaman alur kerja media hingga bagaimana cara berhadapan dan menjalin hubungan dengan media, bagaimana membuat sebuah event yang menarik dan melibatkan media seta aspek-aspek lainnya hingga teknik penulisan naskah Public Relations. Hal ini bisa jadi adalah pilihan tepat guna mencetak staff yang handal berkenaan dengan komunikasi sehingga mampu menjalankan fungsi PR sebagai jembatan antara organisasi dengan publiknya.

Media Relations = Event OrganizerFakta yang terjadi dilapangan, baik media relations officer maupun independent media relations menjalankan fungsinya lebih dari sekedar menjalin dan menjaga hubungan baik kepada para wartawan (media) dengan berusaha secara aktif memenuhi kebutuhannya akan informasi guna mendapatkan publisitas bagi organisasinya. Seorang media relations officer atau independent media relations juga harus menjalankan fungsinya dalam mempersiapkan, mengatur dan menyelenggarakan event (press conference / editor gathering / lainnya) termasuk juga melakukan fungsi memonitor, kliping dan menganalisa publisitas (atau sering disebut sebagai aktivitas event management) yang ada terkait dengan pemberitaan organisasi.

Di tingkatan ini, media relations officer setelah menyelesaikan tahapan-tahapan dalam event management hingga membuat sebuah report dari kegiatan publisitas tersebut kemudian menyerahkannya ke public relation officer / manager yang selanjutnya dibahas di tingkat manajemen. Hasil dari kegiatan ini kemudian bisa digunakan sebagai masukan maupun bahan pertimbangan dalam pengambilan kebijakan organisasi selanjutnya. Seoran media relations officer kemudian kembali menjalankan fungsinya dalam berusaha menjalin da membinahubungan baik dengan media termasuk menindak lanjuti program publisitas yang diselenggarakan. Ada beberapa kegiatan yang biasa dilakukan setelah event berlangsung yang bertujuan untuk tetap menginformasikan progress dari kegiatan yang telah dijalankan. Misalkan acara tersebut adalah acara press conference dalam rangka ”Paparan Publik dan Penawaran Perdana Saham (Initial Public Offering / IPO). Untuk jenis kegiatan ini kerja media relations belumlah selesai setela menyerahkan laporan publisitas atas kegiatan tersebut. Hal ini dikarenakan ada langkah-langkah lanjutan terkait dengan program IPO sebuah perusahaan, yakni waktu bookbuilding, kemudian tahap masa penawaran, masa penjatahan dan masa pencatatan di Bursa. Untuk event ini kerja seorang media relations dituntut sangat ekstra keras dan senantiasa mengikuti perkembangan disatu sisi dan di sisi lain seorang media relations juga secara continue akan dihubungi oleh pihak media yang selalu ingin tahu perkembangan program organisasi. Sehingga selain kecepatan informasi yang dibutuhkan media harus dipenuhi, seorang media relations juga harus pandai-pandai dalam menghadapi media dan manajemen.

Waktu kerja dan tingkatan tuntutan kerja seorang media relations dalam event ini tentu akan berbeda dengan event lainnya, seperti event launching, special event, event RUPS, dan event lainya yang bersifat sekali selesai. Di sinilah seorang media relations juga menjalankan fungsinya sebagai seorang event organizer. Bedanya event organizer (eo) secara umum bersentuhan dengan publik yang luas sedangkan seorang media relations yang event organizer ini lebih fokus pada media sebagai publik.

Dari pemaparan di atas, kalau boleh disederhanakan pemahaman akan fungsi dan peran media relations officer dalam organisasi adalah menjalankan fungsi dan perannya sebagai eksekutor atau perpanjangan tangan dari rencana dan program PR, namun demikian jika ditilik dari praktiknya dilapangan, seorang media relations officer adalah event organize bagi organisasi. Berbeda dengan seorang independent media relations, dalam organisasi biasanya selain menjalankan program dan rencana PR dari organisasi yang menunjuknya juga dituntut secara kreatif dan inovatif untuk memberikan sebuah program media yang baik dan menguntungkan. Lebih jauh, seorang independent media relations juga harus memberikan service yang menyeluruh mulai dari konsep, perencanaan dan penanganan event maupun dalam menghadapi media termasuk mempersiapkan konsep dan format undangan media, prss release yang kemudian dikemas dalam bentuk press kit juga secara professional menjalankan tugasnya dalam melakukan monitoring, tracking, analisa dan reporting.

Sekali lagi, seiring dengan perkembangan dan tuntutan jaman menurut saya tak ada salahnya bagi individu yang memutuskan untuk terjun secara professional menjadi seorang media relations. Tentu saja penguasaan akan hal teknis, netwoking yang bagus kepada media, pemahaman tentang public relations, kemampuan menganalisa dan menganggapi perkembangan opini publik serta penguasaan aspek-aspek terkait dengan peran dan fungsi Public Relations menjadi syarat mutlak. Penguasaan teori itu sangat penting, namun kesiapanmenghadapi dunia nyata terkait dengan dunia komunikasi dan khususnya media menjadi hal yang tak kalah pentingnya.

CRISIS. YOU CAN RUN BUT YOU CAN HIDE... DONT RUN.. FACE IT, HANDLE IT, WALK THROUGH IT.

dimulai dari apa yang akan anda lakukan jika anda menghadapi suatu krisis di perusahaan? Lari!

Sembunyi? pura pura gak terjadi apa apa..?

TIDA BISSAA OHHH TIDA BISSAAA.... begitu kata Sule OVJ

Kita tidak bisa lari dari krisis. intinya krisis itu masalah, entah itu krisis di perusahaan ato di kehidupan kita. bahsa kerennya.. You can run, but you cant hide... sejauh jauh kita berlari, akhirnya hanya berhadapan dengan satu pilihan, HADAPI. entah kita memilih lari dulu sampe gak kuat baru menyerah dan menghadapinya, atau kita memilih menyiapkan diri dar awal.

maka tidak punya pilihan lain selain mengelolanya secara cerdas sehingga tidak semakin membawa kerugian yang lebih jauh bagi perusahaan dong....

gini ya....

Krisis memiliki empat karakteristik. Seeger, Sellnow dan Ulmer menjelaskan bahwa crisis adalah "specific, unexpected, dan event -event tidak rutin atau serial event yang menciptakan ketidakpastian yang tinggi (high levels of uncertainty) dan ancaman (threat) atau ancaman yang dipandang sebagai tujuan dengan prioritas tinggi dalam suatu orgainisasi.

Tiga karakter utama dari krisis adalah bahwa event itu adalah

1. tidak diharapkan (unexpected) seperti kejutan,

2. menciptakan ketidakpastian, dan

3. tampak sebagai mengancam tujuan-tujuan penting.

Venette berpendapat, "crisis adalah suatu proses transformasi dimana sistem lama tidak dapat lagi dikelola." Karena itu definisi keempat secara lebih kualitatif adalah kebutuhan untuk berubah (the need for change). Jika perubahan tidak dibutuhkan, even dapat secara akurat didiskripsikan sebagai kegagalan.

Nah terus bagaimana mengelola suatu krisis? Ya balik lagi tadi di awal, ujung ujungnya juga tidak ada pilihan lain, lakukan analisis secara cepat dan cermat. Kecermatan dan kecepatan diperlukan sebelum krisis menjadi melebar. Melakukan riset dengan cepat dan seksama adalah kunci keberhasilan dalam menghadapi krisis.

kenapa harus cepat dan cermat. kalo cuma cepet tapi gak cermat, salah salah kasi informasi malah keliatan sekedar membela diri... kalo cermat tapi lambat, malah kesannya kayak kelamaan menyusun strategi konspirasi hahahah

yang bener emang cepat dan cermat, seperti yang saya dapetin dari kuliah saya, salah satu prinsip PR dalam berkomunikasi saat krisis adalah, tell the truth ( about how,when and where you say it, tergantung banyak faktor juga...) and tell it fast.

Satu hal yang harus diperhatikan dalam mengelola krisis adalah reputasi. Inilah faktor yang menjadi tujuan dalam pemecahan krisis. Dengan reputasi yang baik, anda akan mendapatkan dukungan baik secara internal maupun eksternal perusahaan.

perlu gak sih komunikasi lintas budaya (1)

ALASAN MEMPELAJARI KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Budaya-budaya yang berbeda memiliki sistem-sistem nilai yang berbeda dan karenanya ikut menentukan tujuan hidup yang berbeda, juga menentukan cara berkomunikasi kita yang sangat dipengaruhi oleh bahasa, aturan dan norma yang ada pada masing-masing budaya. Sehingga sebenarnya dalam setiap kegiatan komunikasi kita dengan orang lain selalu mengandung potensi komunikasi lintas budaya atau antar budaya, karena kita akan selalu berada pada “budaya” yang berbeda dengan orang lain, seberapa pun kecilnya perbedaan itu.

Perbedaan-perbedaan ekspektasi budaya dapat menimbulkan resiko yang fatal, setidaknya akan menimbulkan komunikasi yang tidak lancar, timbul perasaan tidak nyaman atau timbul kesalahpahaman. Akibat dari kesalahpahaman-kesalahpahaman itu banyak kita temui dalam berbagai kejadian yang mengandung etnosentrisme dewasa ini dalam wujud konflik-konflik yang berujung pada kerusuhan atau pertentangan antar etnis.

Sebagai salah satu jalan keluar untuk meminimalisir kesalahpahaman-kesalahpahaman akibat perbedaan budaya adalah dengan mengerti atau paling tidak mengetahui bahasa dan perilaku budaya orang lain, mengetahui prinsip-prinsip komunikasi lintas budaya dan mempraktekkannya dalam berkomunikasi dengan orang lain.
Kebutuhan untuk mempelajari komunikasi lintas budaya ini semakin terasakan karena semakin terbukanya pergaulan kita dengan orang-orang dari berbagai budaya yang berbeda, disamping kondisi bangsa Indonesia yang sangat majemuk dengan berbagai ras, suku bangsa, agama, latar belakang daerah (desa/kota),latar belakang pendidikan, dan sebagainya.

Untuk memerinci alasan dan tujuan mempelajari komunikasi lintas budaya Litvin (1977) menyebutkan beberapa alasan diantaranya sebagai berikut:
1. Dunia sedang menyusut dan kapasitas untuk memahami keanekaragaman budaya sangat diperlukan.
2. Semua budaya berfungsi dan penting bagi pengalaman anggota-anggota budaya tersebut meskipun nilai-nilainya berbeda.
3. Nilai-nilai setiap masyarakat se”baik” nilai-nilai masyarakat lainnya.
4. Setiap individu dan/atau budaya berhak menggunakan nilai-nilainya sendiri.
5. Perbedaan-perbedaan individu itu penting, namun ada asumsi-asumsi dan pola-pola budaya mendasar yang berlaku.
6. Pemahaman atas nilai-nilai budaya sendiri merupakan prasyarat untuk mengidentifikasi dan memahami nilai-nilai budaya lain.
7. Dengan mengatasi hambatan-hambatan budaya untuk berhubungan dengan orang lain kita memperoleh pemahaman dan penghargaan bagi kebutuhan, aspirasi, perasaan dan masalah manusia.
8. Pemahaman atas orang lain secara lintas budaya dan antar pribadi adalah suatu usaha yang memerlukan keberanian dan kepekaan. Semakin mengancam pandangan dunia orang itu bagi pandangan dunia kita, semakin banyak yang harus kita pelajari dari dia, tetapi semakin berbahaya untuk memahaminya.
9. Pengalaman-pengalaman antar budaya dapat menyenangkan dan menumbuhkan kepribadian.
10. Keterampilan-keterampilan komunikasi yang diperoleh memudahkan perpindahan seseorang dari pandangan yang monokultural terhadap interaksi manusia ke pandangan multikultural.
11. Perbedaan-perbedaan budaya menandakan kebutuhan akan penerimaan dalam komunikasi, namun perbedaan-perbedaan tersebut secara arbitrer tidaklah menyusahkan atau memudahkan.
12. Situasi-situasi komunikasi antar budaya tidaklah statik dan bukan pula stereotip. Karena itu seorang komunikator tidak dapat dilatih untuk mengatasi situasi. Dalam konteks ini kepekaan, pengetahuan dan keterampilannya bisa membuatnya siap untuk berperan serta dalam menciptakan lingkungan komunikasi yang efektif dan saling memuaskan.

Sedangkan mengenai tujuan mempelajari komunikasi lintas budaya, Litvin (1977) menguraikan bahwa tujuan itu bersifat kognitif dan afektif, yaitu untuk:
1. Menyadari bias budaya sendiri
2. Lebih peka secara budaya
3. Memperoleh kapasitas untuk benar-benar terlibat dengan anggota dari budaya lain untuk menciptakan hubungan yang langgeng dan memuaskan orang tersebut.
4. Merangsang pemahaman yang lebih besar atas budaya sendiri
5. Memperluas dan memperdalam pengalaman seseorang
6. Mempelajari keterampilan komunikasi yang membuat seseorang mampu menerima gaya dan isi komunikasinya sendiri.
7. Membantu memahami budaya sebagai hal yang menghasilkan dan memelihara semesta wacana dan makna bagi para anggotanya
8. Membantu memahami kontak antar budaya sebagai suatu cara memperoleh pandangan ke dalam budaya sendiri:asumsi-asumsi, nilai-nilai, kebebasan-kebebasan dan keterbatasan-keterbatasannya.
9. Membantu memahami model-model, konsep-konsep dan aplikasi-aplikasi bidang komunikasi antar budaya.
10. Membantu menyadari bahwa sistem-sistem nilai yang berbeda dapat dipelajari secara sistematis, dibandingkan, dan dipahami.

PENGERTIAN KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA

Komunikasi lintas budaya merupakan salah satu bidang kajian Ilmu Komunikasi yang lebih menekankan pada perbandingan pola-pola komunikasi antar pribadi diantara peserta komunikasi yang berbeda kebudayaan.
Pada awalnya, studi lintas budaya berasal dari perspektif antropologi sosial dan budaya sehingga kajiannya lebih bersifat depth description, yakni penggambaran yang mendalam tentang perilaku komunikasi berdasarkan budaya tertentu.
Banyak pembahasan komunikasi lintas budaya yang berkisar pada perbandingan perilaku komunikasi antarbudaya dengan menunjukkan perbedaan dan persamaan sebagai berikut:
1. Persepsi, yaitu sifat dasar persepsi dan pengalaman persepsi, peranan lingkungan sosial dan fisik terhadap pembentukan persepsi
2. Kognisi, yang terdiri dari unsur-unsur khusus kebudayaan, proses berpikir, bahasa dan cara berpikir.
3. Sosialisasi, berhubungan dengan masalah sosialisasi universal dan relativitas, tujuan-tujuan institusionalisasi; dan
4. Kepribadian, misalnya tipe-tipe budaya pribadi yang mempengaruhi etos, dan tipologi karakter atau watak bangsa.

PERBEDAAN KOMUNIKASI LINTAS BUDAYA DENGAN KOMUNIKASI ANTAR BUDAYA, KOMUNIKASI TRANSRASIAL DAN KOMUNIKASI INTERNASIONAL.

Jika komunikasi lintas budaya lebih menekankan pada perbandingan pola-pola komunikasi antarpribadi diantara peserta komunikasi yang berbeda kebudayaan, maka studi komunikasi antarbudaya lebih mendekati objek melalui pendekatan kritik budaya.
Aspek utama dari komunikasi antar budaya adalah komunikasi antar pribadi diantara komunikator dan komunikan yang kebudayaannya berbeda.


Komunikasi internasional merupakan komunikasi yang bersifat interaktif yang menggunakan media. Objek formal komunikasi internasional senantiasa berhubungan dengan media massa yang dianggap sebagai agen penyebaran berita-berita internasional dari media “sumber” di satu negara kepada “penerima” di negara lain.
Komunikasi internasional pada umumnya melibatkan dua atau lebih negara di mana produk komunikasi massa disebarkan melintasi batas negara melalui struktur jaringan komunikasi tertentu.
Secara lebih spesifik, studi-studi komunikasi internasional dapat dikategorikan atas pendekatan maupun metodologi sebagai berikut:
1. Pendekatan peta bumi (geographical approach) yang membahas arus informasi maupun, liputan internasional pada bangsa atau negara tertentu, wilayah tertentu, ataupun lingkup dunia, disamping antar wilayah.
2. Pendekatan media (media approach), adalah pengkajian berita internasional melalui satu medium atau multi media.
3. Pendekatan peristiwa (event approach) yang mengkaji satu peristiwa lewat medium.
4. Pendekatan ideologis (ideological approach), yang membandingkan sistem pers antar bangsa atau melihat penyebaran arus berita internasional dari sudut ideologis semata-mata.
Selanjutnya kita akan membicarakan tentang komunikasi transrasial. Transrasial berarti melintasi batas rasial. Dalam antropologi, konsep transrasial ini sama dengan konsep antar etnik. Smith (1973) mengatakan bahwa kelompok etnik adalah sekelompok orang yang dipersatukan oleh kesamaan warisan sejarah, kebudayaan, aspirasi, cita-cita dan harapan, tujuan, bahkan kecemasan dan ketakutan yang sama.

Komunikasi transrasial sebenarnya memiliki kemiripan dengan komunikasi lintas budaya, hanya saja dalam komunikasi transrasial lebih diarahkan pada proses komunikasi internasional yang meliputi komunikasi diantara mereka yang berbeda etnik dan ras. Komunikasi transrasial bisa berbentuk diadic dan bisa juga berbentuk komunikasi massa.
Ada empat kategorisasi komunikasi transrasial “diadic” yang didasarkan pada: 1) Kesamaan kodifikasi, yang meliputi proses pembakuan kode-kode komunikasi/simbol dan “sign” yang tumpang tindih; 2) Kedekatan pengirim dan penerima; 3) masalah perspektif; dan 4) Keterampilan umum berkomunikasi.


to be continued............